Pengiriman Logistik Mempercepat Throughput

Pengiriman Logistik Mempercepat Throughput

Ini harus merupakan skenario bisnis langsung: memastikan bahwa dokumentasi pengiriman dari pemasok atau pengangkut sesuai dengan dokumentasi di tujuan ketujuan. Namun kehidupan jarang mudah, dan jika masalah memang muncul, waktu penyelesaian pesanan dan arus kas pasti akan menderita sebagai hasilnya.

Membuat dokumen sesuai

Dokumen yang terlibat biasanya mencakup catatan pengiriman barang medan surabaya yang dihasilkan oleh pemasok produk atau penyedia logistik. Pelanggan menerima pengiriman dan mengkonfirmasikan barang diterima dengan menandatangani nota pengiriman, yang menjadi bukti pengiriman (PoD).

Ketika barang yang dikirim diterima, pelanggan juga dapat menggunakan dokumentasi pengiriman mereka sendiri, yang disebut dengan Notes Received Goods (GRN). Masalah utama adalah untuk mencocokkan GRN pelanggan dan catatan pengiriman pemasok.

Ini memastikan bahwa pemasok dapat menaikkan faktur yang akurat dan tepat waktu untuk barang yang dikirim dan diterima. Ini penting untuk penyelesaian seluruh proses.

Menaikkan faktur yang salah untuk barang yang dikirim yang mungkin berbeda dari uraian barang yang diterima oleh pelanggan, akan mengakibatkan keterlambatan pembayaran – memperpanjang hari debitur – dan mempengaruhi arus kas. Ambil contoh yang khas. Pelanggan mengambil pesanan dari pemasoknya yang kemudian dikirim dengan catatan pengiriman pemasok.

Pelanggan menerima pengiriman dan mengkonfirmasi bahwa barang telah diterima dengan menandatangani nota pengiriman. Catatan ini kemudian menjadi PoD. Dalam hal ini, transaksi telah dilakukan dengan mudah.

Namun masalah muncul jika komplikasi berikut ditambahkan ke persamaan:

  • Barang yang dikirim ternyata rusak. Pelanggan hanya akan menerima pengiriman barang dalam kondisi memuaskan, dan ini dijelaskan dalam PoD.
  • Barang yang dikirim diterima oleh pelanggan, tetapi ia menggunakan dokumentasi pengiriman internalnya sendiri atau GRN. Ini harus disesuaikan dengan catatan pengiriman pemasok. Situasi semakin rumit ketika pelanggan menggunakan kode produk internalnya sendiri, dan / atau barang dikirim dalam berbagai pengiriman.

Dalam kedua kasus ini pengiriman yang sebenarnya harus dicocokkan dengan faktur penjualan keluar. Di mana ada perbedaan, periode kredit 30 hari yang normal dapat menarik ke dalam siklus debitur yang panjang di mana pelanggan tidak akan membayar barang yang dikirim sampai faktur yang benar telah dinaikkan.

Ini dapat mengubah periode 30 hari normal menjadi 90 hari atau lebih. Bagaimana sistem yang terkomputerisasi dapat membuat prosesnya bebas masalah

Tok Open adalah program yang digunakan oleh pemasok utama produk susu di Inggris. Mengurangi ketergantungan pada potongan kertas fisik memungkinkan lebih banyak fleksibilitas dan pengurangan masalah pengiriman.

Ketika pesanan penjualan diterima dari pelanggan, catatan pengiriman dicetak dan secara otomatis ditangkap dan diunggah ke pusat data TokOpen perusahaan. Di sini mereka dicetak dari Sistem Manajemen Gudang AS400. Folder unik dibuat secara otomatis di TokOpen, tempat dokumen disimpan dan diindeks oleh detail pengirimannya.

Barang yang dipesan dikirim baik dengan satu kendaraan atau dalam banyak pengiriman, sebagaimana berlaku. Catatan pengiriman ditandatangani, dengan komentar tulisan tangan dimasukkan jika ada perbedaan.

Dokumen-dokumen yang ditandatangani kemudian dikembalikan ke salah satu dari 20 depot perusahaan di seluruh negeri, di mana mereka dipindai oleh staf depot. Pada titik ini, dokumen secara otomatis diindeks dan diunggah ke pusat data TokOpen di mana mereka disimpan di samping catatan pengiriman asli yang sesuai dalam folder yang sesuai.

Jika perbedaan ditunjukkan pada catatan pengiriman yang dipindai, ini secara otomatis memicu peringatan untuk diselidiki agen layanan pelanggan. Jika perlu faktur dapat diubah sebelum faktur penjualan dikeluarkan.

Ini harus dilakukan dalam 72 jam setelah pengiriman. Semua akses dokumen, alur kerja, dan investigasi dilakukan menggunakan browser Web standar, yang memastikan bahwa sistem dapat dengan cepat digunakan dengan biaya administrasi minimal. Ketika GRN milik pelanggan diterima, ini dipindai dan dibaca secara otomatis, cocok dengan item-item saluran pengiriman dengan item-item yang sesuai dari catatan pengiriman.

Sistem ini fleksibel dan memungkinkan hubungan ‘banyak ke banyak’ – lebih dari satu nota pengiriman terkait dengan lebih dari satu GRN untuk satu pesanan pelanggan. Proses ini lebih rumit karena pelanggan menggunakan kode produk yang berbeda untuk barang yang dikirim, dan dokumen dikembalikan pada waktu yang berbeda.

Sistem secara otomatis menggabungkan proses ini dan mencocokkan dokumen dan item baris yang berbeda dengan pesanan awal. Semua dokumen yang berkaitan dengan pesanan disimpan berdampingan satu sama lain dalam satu folder pengiriman di pusat data.

Di mana perbedaan muncul, agen layanan pelanggan secara otomatis diberitahu dan diinstruksikan untuk menyelidiki situasi dan mengubah faktur. Dokumen lain, termasuk klaim dari pelanggan untuk barang yang rusak, juga dipindai ke dalam folder pengiriman yang relevan.

Tags:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*